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备份文件是为了在发生意外时能够恢复文件，如果备份文件存放不好，所有努力都可能前功尽弃。比如CIH病毒侵害电脑，往往会吞噬全部硬盘数据，如果仅仅在本地动态备份，备份文件也在其破坏范围之内。还有一些人为的破坏更甚于此。要避免此类情况，就必须采用异地备份。而异地备份的存储介质也可能遭人篡改，这就需要死备份。然而，异地死备份就达不到动态备份的目的。

因此，商业文档加密，在动态备份的同时，适当的时候做一次异地备份是较值得推广的安全方案。

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有人认为备份只是对数据文件的备份，系统文件与应用程序*进行备份，文档加密技术，因为它们可以通过安装盘从新进行安装。事实上，考虑到安装和调试整个系统的时间可能要持续好几天，其中花费的投入是十分不必要的，因此，较有效的备份方式是对整个IT架构进行备份。很难想象，几个GB的工程数据价值**过几千**民币，而同样容量商业数据有可能以亿元来衡量，临沂文档加密，就不用谈及整个系统的价值了。这还不完全是要据进行备份的全部原因，一旦系统崩溃，除了显而易见的金钱损失，隐含的各种损失有时候是更加触目惊心的。